Politique de confidentialité

Politique sur la protection des renseignements personnels

Pro indépendance s'engage à protéger les renseignements personnels de tous les Canadiens qui, volontairement ont accepté de nous accorder leur voix pour soutenir notre demande d'enregistrement à Élections Canada.

La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, conservons, partageons et protégeons vos renseignements personnels.

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de désigner les renseignements personnels concernés, ainsi que les moyens que nous prenons pour garantir la confidentialité, la sécurité et l'exactitude des renseignements personnels que vous nous fournissez.

QU'ENTEND-ON PAR " RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS " ?

L'expression " renseignements personnels " désigne ici les renseignements qui permettent d'identifier une personne. Lorsque vous remplissez l'un de nos formulaires, nous recueillons les catégories suivantes de renseignements personnels : Nom complet, coordonnées (adresse courriel, numéro de téléphone), adresse postale, code postal, ville de résidence.

COMMENT COLLECTONS NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous obtenons des renseignements personnels d'une seule manière.

Nous recueillons directement les renseignements du public par le biais des activités de rayonnement auxquelles nous prenons part. Par exemple lors des foires, des marchés à puce, des festivals, nous invitons le public à remplir nos formulaires d'inscription.

Les renseignements que nous recueillons inclues :vos coordonnées et des renseignements d'identification, c'est-à-dire vos nom, adresse, numéros de téléphone et adresse de courriel

COMMENT UTILISONS- NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous utilisons vos renseignements personnels pour soutenir notre demande d'enregistrement à Élections Canada.

Nous n'utiliserons pas vos renseignements personnels sans votre consentement à d'autres fins que celles énoncées dans la présente politique, sauf lorsque cela est autorisé ou prescrit par la législation en vigueur. À titre d'exemple, en vertu de la Loi électorale du Canada, nous sommes tenus de fournir à Élections Canada le nom et l'adresse de nos membres ainsi que les formulaires physiques remplis et signés par vous. Cela pourrait aussi s'appliquer si nous croyons en toute bonne foi que nous sommes légalement autorisés à transmettre ces renseignements ou tenus de le faire dans le but de protéger la sécurité de notre équipe ou du public.

Étant donné que Pro indépendance est un organisme national, les renseignements personnels que vous nous fournissez peuvent être communiqués à l'interne et, dans certains cas, à des tiers mandatés pour effectuer certaines tâches en notre nom. Par exemple, ces tiers peuvent être appelés à saisir des données dans une base de données Excel ou à communiquer avec vous afin de clarifier certaines informations figurant dans votre formulaire. Dans de telles situations, sur la base d'un consentement explicite et éclairé entre parties, nous nous assurons que ces tiers s'engagent à respecter des mesures appropriées de confidentialité et de protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

En aucun cas, vos renseignements personnels ne seront utilisés à des fins commerciales, publicitaires ou de marketing

COMMENT ASSURONS-NOUS LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous conservons vos renseignements personnels dans notre base de données Excel pendant toute la durée du traitement de notre demande d'enregistrement auprès d'Élections Canada, ou jusqu'à ce que vous demandiez leur suppression, le cas échéant.

Afin d'assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous mettons en place des mesures de protection physiques, électroniques et administratives visant à prévenir tout accès, utilisation, divulgation, modification, perte ou vol non autorisés.

Concrètement, une fois les formulaires dûment remplis et signés, les renseignements recueillis sont saisis dans Excel. Le fichier Excel est conservé sur un ordinateur de travail sécurisé ainsi que sur un disque dur externe réservé aux sauvegardes de données. L'accès à ces supports est strictement limité aux membres autorisés de l'équipe de Pro indépendance.

Les formulaires papier sont, quant à eux, conservés dans des classeurs scellés et entreposés dans un lieu sécurisé jusqu'à leur dépôt officiel auprès d'Élections Canada. Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre toute divulgation, utilisation, modification ou destruction non autorisée.

Les personnes ou tiers que nous mandatons pour nous assister dans certaines tâches sont sensibilisés aux exigences relatives à la protection des renseignements personnels et s'engagent à respecter des obligations strictes de confidentialité. À titre d'exemple, ils ne sont pas autorisés à conserver les renseignements traités sur des appareils personnels, ni à les enregistrer sur des ordinateurs ou dispositifs de stockage qui ne sont pas approuvés par Pro indépendance. Ils ne peuvent également communiquer ces renseignements à quiconque n'est pas autorisé par l'organisation à y avoir accès.

COMMENT PUIS-JE METTRE À JOUR MES COORDONNÉES OU SOLLICITER LE RETRAIT DE MON CONSENTEMENT ?

Vous disposez de plusieurs droits à l'égard des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet :

Droit d'accès

Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels vous concernant et obtenir une copie des informations que nous détenons.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de tout renseignement inexact, incomplet ou périmé figurant dans nos dossiers.

Droit à l'effacement

Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels de notre base de données, sous réserve des obligations légales ou réglementaires qui pourraient nous imposer leur conservation.

Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels en tout temps. Ce retrait n'a toutefois pas d'effet rétroactif sur les traitements réalisés légalement avant son retrait.

Droit de porter plainte

Si vous estimez que vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés, communiqués ou conservés d'une manière non conforme aux fins qui vous ont été indiquées, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection de la vie privée, notamment auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, vous pouvez communiquer avec nous à l'aide des coordonnées indiquées dans la présente politique de confidentialité.

Nous contacter directement à ronald.sirard@proindependance@gmail.com ou en nous écrivant à l'adresse ci-dessous.

Pro Indépendance

1761 rue Sheppard

c.p 48068 Québec Qc

G1S 1J0

Modifications apportées à la présente politique

Nous pouvons être amenés à modifier la présente politique de confidentialité afin de refléter les changements apportés à nos pratiques ou à la législation applicable. La version mise à jour sera publiée sur cette page, accompagnée d'une nouvelle date de

" Dernière mise à jour ". En cas de modifications importantes, nous nous efforcerons d'en informer les membres de la base de données par courriel ou par voie postal.

NOUS JOINDRE

Si vous avez des questions sur notre politique de protection des renseignements personnels ou sur les renseignements personnels dont nous disposons, veuillez écrire à l'adresse courriel, proindependance@gmail.com, à l'attention de Chrystiane Brodeur(responsable de la protection des renseignements personnels).

Vous pouvez également écrire à l'adresse suivante :

Pro Indépendance

1761 rue Sheppard

c.p 48068 Québec Qc

G1S 1J0

Nous nous engageons à répondre à toutes les demandes relatives à la protection de la vie privée dans un délai de 10 jours ouvrables.

Cette politique sur la protection des renseignements personnels sera publiée sur le site web

proindépendance, https://www.proindependance.com/, sur la page dédiée https://www.proindependance.com/politique-de-confidentialite

English version

Pro independence

Pro indépendance is committed to protecting the personal information of all Canadians who have voluntarily agreed to lend their support to our application for registration with Elections Canada.

This Privacy Policy explains how we collect, use, retain, share, and protect your personal information.

PERSONAL INFORMATION PROTECTION POLICY

The purpose of this Personal Information Protection Policy is to identify the personal information concerned and to explain the measures we take to ensure the confidentiality, security, and accuracy of the personal information you provide to us.

WHAT DO WE MEAN BY “PERSONAL INFORMATION WE COLLECT”?

The term “personal information” refers to information that can be used to identify an individual.

When you complete one of our forms, we collect the following categories of personal information: full name, contact information (email address and telephone number), mailing address, postal code, and city of residence.

HOW DO WE COLLECT PERSONAL INFORMATION?

We obtain personal information in only one way.

We collect information directly from members of the public through outreach activities in which we participate. For example, at fairs, flea markets, and festivals, we invite members of the public to complete our registration forms.

The information we collect includes:

Your contact and identification information, namely your name, address, telephone number(s), and email address.

HOW DO WE USE YOUR PERSONAL INFORMATION?

We use your personal information to support our application for registration with Elections Canada.

We will not use your personal information without your consent for purposes other than those set out in this Policy, except where permitted or required by applicable law.

For example, under the Canada Elections Act, we are required to provide Elections Canada with the names and addresses of our members, as well as the physical forms that you have completed and signed.

This may also apply where we believe in good faith that we are legally authorized or required to disclose such information in order to protect the safety of our team or the public.

Because Pro indépendance is a national organization, the personal information you provide to us may be shared internally and, in certain cases, with third parties retained to perform specific tasks on our behalf.

For example, such third parties may be asked to enter data into an Excel database or to contact you in order to clarify certain information provided on your form.

In such situations, based on the explicit and informed consent of the parties involved, we ensure that these third parties agree to comply with appropriate confidentiality and personal information protection measures regarding the information to which they have access.

Under no circumstances will your personal information be used for commercial, advertising, or marketing purposes.

HOW DO WE PROTECT YOUR PERSONAL INFORMATION?

We retain your personal information in our Excel database for the duration of the processing of our application for registration with Elections Canada, or until you request that it be deleted, where applicable.

To ensure the security of your personal information, we implement physical, electronic, and administrative safeguards designed to prevent unauthorized access, use, disclosure, modification, loss, or theft.

Specifically, once the forms have been duly completed and signed, the information collected is entered into Excel. The Excel file is stored on a secure work computer and on an external hard drive reserved for data backups. Access to these devices is strictly limited to authorized members of the Pro indépendance team.

Paper forms are stored in sealed filing cabinets in a secure location until they are officially submitted to Elections Canada. These measures are intended to protect personal information against unauthorized disclosure, use, modification, or destruction.

Individuals or third parties whom we retain to assist us with certain tasks are made aware of personal information protection requirements and undertake to comply with strict confidentiality obligations.

For example, they are not permitted to retain processed information on personal devices or to save it on computers or storage devices that have not been approved by Pro indépendance. They are also prohibited from disclosing such information to anyone who has not been authorized by the organization to access it.

HOW CAN I UPDATE MY CONTACT INFORMATION OR REQUEST THE WITHDRAWAL OF MY CONSENT?

You have several rights regarding the personal information we hold about you:

Right of Access

You may request access to your personal information and obtain a copy of the information we hold about you.

Right to Rectification

You may request the correction of any inaccurate, incomplete, or outdated information contained in our records.

Right to Deletion

You may request that your personal information be deleted from our database, subject to any legal or regulatory obligations requiring us to retain it.

Right to Withdraw Your Consent

You may withdraw your consent to the processing of your personal information at any time. However, the withdrawal of consent does not have retroactive effect on any processing that was lawfully carried out before your consent was withdrawn.

Right to File a Complaint

If you believe that your personal information has been collected, used, disclosed, or retained in a manner inconsistent with the purposes communicated to you, you have the right to file a complaint with the appropriate privacy authority, including the Office of the Privacy Commissioner of Canada.

To exercise any of these rights, you may contact us using the contact information provided in this Privacy Policy.

You may contact us directly at proindependance@gmail.com or write to us at the following address:

Pro Indépendance

1761 rue Sheppard

c.p 48068 Québec Qc

G1S 1J0

CHANGES TO THIS POLICY

We may amend this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices or applicable legislation.

The updated version will be published on this page with a new “Last Updated” date. In the event of significant changes, we will make reasonable efforts to notify members of the database by email or by mail.

If you have any questions about our Personal Information Protection Policy or about the personal information we hold, please write to proindependance@gmail.com, Attention: Chrystiane Brodeur, (person responsible for the protection of personal information).

You may also write to:

Pro Inddpendence

1761 Sheppard

c.p 48068 Québec Qc

G1S 1J0

Certifié conforme

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Ronald Sirard chef de Pro indépendance

29-08-26